Отсъствията на служители могат да струват скъпо, особено ако трябва да наемете временни работници или да платите извънреден труд на други служители, за да осигурите достатъчно персонал за вашия бизнес. Отсъствията се разделят на три категории: извинение (предварително одобрено от надзорен орган); неизвинен (не е одобрен предварително) и няма вина (тези, които не са класифицирани). Извинените отсъствия и липсата на вина обикновено се считат за разходи за правене на бизнес, но контролирането на разходите от неизвинен отсъствие е жизненоважно за малкия бизнес. Разбирането на законите, свързани с отсъствията от работа, може да помогне на вашия бизнес да контролира разходите, като същевременно избягва правните клопки.
Освободени и неосвободени служители
Законите относно заплащането по време на отсъствия се прилагат по различен начин за освободените от работа лица, които не са освободени. Повечето служители, категоризирани като необезпечени, са обхванати от Закона за справедливите трудови стандарти и правила за заплатите и часовете и могат да бъдат поставени в докинг за цялото време, пропуснато от работа. Освободените служители са освободени от правилата на FLSA; най-честите изключения са за административни, изпълнителни и професионални служители, ИТ специалисти и външен персонал по продажбите.
Ако освободен служител е работил по всяко време през седмицата на заплащане, заплащането му не може да бъде докирано, без да рискува да загуби статута си на освободен. Загубата на освободен статут означава, че ще трябва да платите 1 1/2 пъти неговата ставка за всеки час, който е работил след 40 с обратна сила и напред. Въпреки това, писмена политика, която посочва определен брой болни или лични дни, ще ви позволи да броите пропуснатите дни спрямо този брой; ако освободеният служител надвишава този брой, можете да платите док и, освен ако служителят не отговаря на други критерии, да предприемете дисциплинарни мерки.
Болест, увреждане и нараняване
Два други федерални закона уреждат отсъствията по болест или увреждане и се прилагат както за освободени, така и за освободени служители. Законът за семейни медицински отпуски се прилага за предприятия, които наемат повече от 50 работници; тя изисква работодателите да предоставят на работниците до 12 седмици неплатен, но защитен от работа отпуск ежегодно за тяхното тежко заболяване или да се грижат за новородени, новоприети или болни членове на семейството. Също така позволява отпуск, когато членовете на семейството са в армията. Отпускът може да се ползва последователно или с прекъсвания. Законът за американците за хората с увреждания се прилага за предприятия, които наемат повече от 15 работници, и изисква да предоставите удължен отпуск, ако е необходимо, за да отговорите на нуждите на служител с увреждане. Той също така изисква да не дискриминирате този служител при наемане или повишаване поради неговото увреждане или нужда от допълнително свободно време. В допълнение към федералните правила, щатите имат свои собствени закони, които защитават работниците, които трябва да вземат почивка за наранявания, получени на работното място.
Политики за присъствие
Най-добрият начин да се справите с отсъствията от работа е да разработите политика за присъствие, която отговаря на нуждите на вашия бизнес и е в съответствие със закона. Здравата политика за присъствие трябва да обхваща всичко от следното: забавяне, болест, личен бизнес, семейни и медицински отпуски (включително отпуск за военни) и отпуск за инвалидност. Политиката трябва да бъде конкретна. Например, колко скоро след започване на смяна служителят трябва да се обади, ако е болна, за да избегне дисциплинарни действия? или колко предизвестие служителят трябва да даде на надзирателя за извинено отсъствие? Политиката трябва също така ясно да посочва какво предизвиква дисциплинарни действия и как тази дисциплина ще напредва; например първият случай на неизвинено отсъствие или спешно отсъствие без обаждане ще предизвика устно предупреждение; вторият - писмено предупреждение, а третият може да бъде основание за прекратяване. Предайте писмено политиката на служителите и обучете ръководителите. Веднъж разработени, прилагайте политиката последователно, за да избегнете искания за дискриминация.
Отсъствия без грешки
Някои компании разработват политика на липса на вина. При тази система не се прави опит да се класифицират отсъствията като оправдани или неизвинени; Вместо това, всеки служител има право на определен брой почивни дни, за да използва по желание. Прогресивна дисциплина се използва, когато служителят надвишава броя на разрешените отсъствия. Въпреки че тази система може да изглежда лесна за администриране, без да знаете защо вашите служители отсъстват, може да създаде проблеми при доказването, че сте спазили FMLA. Този тип система също може да не успее да отговори на вашите бизнес нужди в ситуации на дребно или кол център, когато покритието през определени часове е критично.
Водене на отчетност
Правилното водене на документация е важно, за да се избегнат съдебни дела. Например, работниците могат да твърдят, че са работили години наред в случайно настроено „комп комп”, проследявайки собствения си извънреден труд и след това да вземат допълнителен отпуск, за да компенсират извънредния труд. Ако ви липсват официални записи за времето, не можете да докажете различно. Много системи за заплати могат да проследяват отсъствията и да разграничават видовете отсъствия. Ако вашата компания не разполага с този тип опция, разработете друг начин за проследяване на отделни отсъствия и въведете и съберете общите стойности за цялата компания.
