Комуникационният план описва какво организацията иска да постигне с информацията, която изпраща. В него са изброени целите, инструментите, използвани за създаване на комуникации и предполагаемите получатели. Планът описва каква информация ще се споделя и как ще се разпространява. Планът също така идентифицира хората, отговорни за изграждането и управлението на информацията, кога тя трябва да бъде съобщена и къде трябва да се съхраняват записите.
Съдържание
Комуникацията включва печатни публикации, материали за конференции и връзки с обществеността, правни документи и онлайн съдържание. Други видове комуникация включват проучвания, доклади, речи и други фирмени документи. Видовете маркетингова комуникация включват бюлетини за проекти, препоръки, презентации и други обезпечения за промоция. Типичните механизми, използвани за предаване на съобщение, включват плакати, брошури и уебсайтове. Комуникационният план обикновено включва календар, който указва кога ще бъдат налични комуникационните материали. Освен това планът определя метод за измерване на това колко добре е работила комуникацията.
Предназначение
Комуникационният план действа като проактивна мярка, за да гарантира, че всеки разполага с точната информация своевременно. Планът описва кой произвежда всеки тип комуникация и колко често се актуализира или разпространява. Приоритизирането на комуникационните нужди помага на организацията да определи колко време трябва да бъде отделено на тези задачи в цялостното организационно планиране.
Публика
Комуникационният план определя видовете съобщения и кой трябва да ги получава. Ясното идентифициране на аудиторията и нейните нужди улеснява писането на комуникацията. Например бюлетини, насочени към членовете на персонала, трябва да съдържат подробности за предстоящите събития, да осигуряват признание за изключителни резултати и да търсят информация за изявленията на мисията и други организационни дискусионни точки.
Доставка
Мултимедийните презентации, записани обучителни събития, подкасти и инструменти за социални медии, като уикита, блогове и форуми, гарантират, че участниците получават цялата информация, от която се нуждаят, когато се нуждаят от нея. За ситуации, чувствителни към времето, изпращането на информация чрез глас, текст и имейл предупреждава всички бързо, гарантира най-добрите решения и че всички хора са информирани и ангажирани.
История на ревизиите
Добавянето на история на ревизиите към комуникационния план гарантира, че промените в комуникационната стратегия се документират. Оценяването на инструментите и техниките, използвани за комуникация, позволява на организацията да установи най-добрите практики и да използва повторно успешните стратегии при следващите усилия, спестявайки време и пари.