Планирането на капацитет е начинът, по който знаете дали вашата компания разполага с необходимото за извършване на необходимата работа или за поемане на нова работа. Когато имате добро планиране на капацитета, можете да предприемете нови проекти и да завършите ефективно текущите проекти.
Помислете за капацитета си
Опознайте колко време отнема на вашите служители да изпълняват задачи. Ако предлагате услуга, помислете колко проекта може да поеме всеки служител едновременно, за да завърши услугите за разумен период от време.
Ако повече от един служител участва в извършването на различни услуги за един и същ клиент, помислете за типа задача, която всеки служител изпълнява, и колко време обикновено отнема всяка задача.
След като имате представа за времето, което обикновено е необходимо за всяка задача, можете да започнете да преценявате дали можете да поемете повече работа или си струва да се разширите, за да можете да обслужвате повече клиенти или да произвеждате повече артикули.
Помислете за уменията на служителите
Някои служители се справят по-добре с определени задачи в екипа. Уверете се, че капитаните на вашия екип са добри в идентифицирането на тези умения и използвайте тези умения, когато завършвате проект. В маркетингов проект искате дизайнерите да произвеждат грабващи вниманието графики и авторите да предоставят бързи лозунги.
В производствена среда се уверете, че имате служители, които са подходящо обучени и притежават уменията за това, което произвеждат или продават. Например в условията на търговия на дребно служителят, който е бърз на рафтовете, може да не е бърз в касата и обратно.
Изчислете точни работни натоварвания
Определете с каква натовареност може да се справи вашият екип. След като оцените силните и слабите страни на всеки, помислете колко време отнема на екипа да се справи с всеки процес. Не забравяйте, че проектът в последния момент, който събира всички да се въртят за няколко часа или дни, не е нещо, което може да се повтаря всяка седмица или дори всеки месец. Не искате членовете на екипа да изгорят.
Разгледайте дългосрочните си проекти и дали те включват нов клиент, нов продукт или разширение на текуща услуга. След това погледнете реалистично способността на вашата фирма да изпълнява тези проекти.
Помислете колко работа имате и какво ви е необходимо, за да извършите работата. След това преценете какви ресурси трябва да отделите за задачите. Сравнете количеството работа, което имате в момента, с вашите ресурси. Съществуват софтуерни системи за планиране на капацитет, които да ви помогнат при изчисленията.
Стратегии за използване
Какво се случва, ако имате повече проекти или продукти, за да направите повече от ресурси? Какво се случва, ако имате повече персонал, отколкото проекти или продукти? Те се наричат пропуски и затова има a нужда от планиране на капацитета. Трябва да имате конкретен план, за да се справите с всеки тип пропуск, когато той възникне.
Избройте наборите от умения на вашия персонал, за да можете да раздвижвате хората, за да отговарят на нуждите на вашия проект. Ако се занимавате с производство на продукт, решете дали трябва да актуализирате оборудването или да пренасочите персонала към други проекти. Обучете персонала си за попълване на проекти, когато е необходимо.
Диаграма на бъдещето
Когато прилагате планиране на капацитета в управлението на операциите, вие се опитвате да предскажете бъдещето. Използвайте диаграми за управление на проекти, за да илюстрирате какви са вашите възможности. Точно попълването на тези таблици ще ви каже къде се намирате.
Когато включите различни опции, диаграмата трябва да може да показва какво да очаквате. Трябва да имате представа дали вашият процес е ефективен и дали имате способността да предприемате нови проекти или трябва да намалите проектите.
Погледнете към историята
Използвайте миналата история в диаграмата за управление на проекти. Това ще ви помогне да оцените търсенето на вашия продукт или услуга въз основа на минала история и трябва да започнете да виждате модели във вашите процеси. Това от своя страна ще покаже значение на планирането на капацитета за една организация.
Вашите диаграми също трябва да разкриват всички недостатъци във вашия процес или къде нещата могат да заседнат. Ако нещо причинява затруднение, това трябва да се появи. Справянето с тях трябва да допринесе много за подобряване на ефективността на производствения процес.
Необходимостта от планиране на капацитета
Това е лесно да се обясни, когато прецените какво се случва, ако не направите планиране на капацитета. Отначало няма да осъзнаете, че нещо не е наред. Не се показва веднага в баланса.
И отнема допълнително време. Много мениджъри смятат, че им липсва време или ресурси за внимателно планиране на капацитета. Но времето, необходимо за извършване на това планиране на капацитета, вероятно ще ви спести злощастната задача да се наложи да обяснявате по-късно защо даден проект не е работил или защо не сте могли да спазите краен срок за производство.
Неизпълнението на планирането на капацитета може да доведе до прекалено използвано оборудване или претоварен персонал. Персоналът, който отдели допълнителни часове, за да завърши проект, ще се нуждае от почивка, преди да се насочи към следващия проект, който, надяваме се, няма да ги доведе до изтощение.
Някои други недостатъци
Само си представете какво може да се случи, ако не използвате планиране на капацитета:
- Може да се наложи да закупите оборудване преди да сте готови. Прекалено използваното оборудване вероятно ще се повреди.
- Y.нашият персонал може да страда от нисък морал. Това ще ги направи по-малко склонни да свършат добра работа.
- Ниският морал може да ги накара да запушат проект, което може да доведе до неуспех.
- Членовете на персонала могат да решат да напуснат, оставяйки ви кратък персонал за голям проект.
- Качеството на даден проект може да пострада. Загубата на проект поради ниско качество е нещо, което лесно може да бъде предотвратено с навременно планиране на капацитета.
- Повторно въвеждане на проект или производство на нови продукти за да отговорите на очакванията на клиента ще ви струва парите, пари, които вероятно не сте вложили в прогнозата си за бюджет.
- Неизпълнението на очакванията може да навреди вашата репутация и ще доведе до загуба не само на настоящи клиенти, но и на потенциални нови клиенти.
Вграждане в процеса
Ако изградите планиране на капацитета като редовна част от вашия бизнес, ще изпреварвате играта, без да се опитвате да наваксате. Работете с вашите мениджъри, за да оцените ресурсите си преди всеки проект, така че когато нов проект ви изненада, ще имате готов план.
Научете се да съпоставяте ресурсите си с вашия проект или продукция. Използвайте софтуер или електронни таблици, които ще ви позволят да актуализирате и да направите необходимите промени.
Винаги оставяйте малка стая
Ако постоянно работите с пълен капацитет, може да сте настроени да се справяте с текущи проекти, но това оставя малко място за иновации или проблеми. Ако работите малко под капацитет, ще бъдете по-добре оборудвани за обработка на допълнителна пратка или допълнителна заявка.
Като предоставите на вашата компания малко място за дишане, може би 10 до 15 процента, вие давате на персонала си способността да поема всички промени, които идват с проекта. Може би някой излиза в отпуск по майчинство, а може би нов клиент иска вашите услуги. Може би нов продукт излита.
Когато се случат добри неща на вашата компания, вие искате вашият персонал да може да се справи с натоварването, без да губи добър баланс между работа и личен живот. Искате вашата компания да запази репутацията си. Планирането на капацитет ще ви даде инструментите, необходими за това.
