Какви са предимствата от използването на компютъризирана система за инвентаризация?

Все още е възможно да управлявате бизнес без компютър, но това би трябвало да е много малък бизнес и определено ще правите нещата по трудния начин. Тъй като и без това вероятно имате компютри във вашия бизнес, има смисъл да увеличите максимално стойността, която получавате от тях. Един от начините да направите това е чрез компютъризиране на вашата система за инвентаризация. Можете да използвате компютъра само за ускоряване на воденето на записи или да преминете към пълноценна система за инвентаризация в реално време, в зависимост от вашите нужди, но и в двата случая ще се възползвате от компютъризирането му.

Периодични срещу непрекъснати инвентарни системи

Най-общо казано, има два начина за управление на инвентара ви. Единият е чрез физическо преброяване периодично на редовни интервали и след това съгласуване на действителните ви инвентаризации с цифрите, показани в книгите ви, след като отчетете входящите поръчки и изходящите продажби. Този метод се възползва от компютъризацията по редица начини, въпреки че ако вашият бизнес е достатъчно малък, можете да го запазите изцяло „старо училище“, като използвате химикалки и хартия.

Фирмите с по-големи материални запаси за управление и по-голям оборот на продукта обикновено предпочитат това, което се нарича система за непрекъснати запаси. Този тип система следи вашите продажби и поръчки в реално време, като актуализира броя на инвентара ви при всяка транзакция. Именно там предимствата на компютъризацията се проявяват най-ясно.

Бързо и точно преброяване

Дори ако използвате непрекъсната система за инвентаризация, ще трябва да правите физически преброяване от време на време, за да сте сигурни, че вашите инвентарни записи са точни. Едно от най-големите предимства на компютъризираната система за инвентаризация е, че тя дава възможност за по-бързо и по-точно отчитане.

Сканирането на баркодове или QR кодове е по-бързо и лесно, отколкото ръчно записване на номера на запаси или прелистване на страници с инвентарни листове, търсейки правилния артикул. Това също означава, че няма да се налага да прехвърляте тези числа ръчно към вашия счетоводен софтуер или база данни за инвентара, което елиминира друг възможен източник на грешки и няколко часа време за въвеждане на данни. Вместо това е бързо електронно качване.

По-добро получаване и доставка

Компютъризираните системи за инвентаризация също улесняват доставката и получаването на поръчки и оставят по-малко място за грешки. Можете просто да сканирате продукта в инвентара, когато е получен, и той ще се покаже в ръчния ви инвентар. По почти същия начин, когато изпращате поръчка до клиентите си, можете да сканирате всеки артикул от инвентара.

В търговията на дребно вашите касиери правят същото, докато плъзгат или сканират всеки продаден артикул. Все още ще трябва да обучите служителите си да проверяват повторно съдържанието на всяко поле спрямо поръчката или фактурата, но все още премахвате една или повече стъпки за въвеждане на данни, при които могат да възникнат грешки.

Намалено свиване и липсващ инвентар

Всеки път, когато преброите инвентара си, ще откриете, че част от това, което трябва да имате, просто го няма. Има редица потенциални причини за това, като кражба на магазини и кражба на служители са водещи в списъка. Вашите вътрешни административни грешки и измами на доставчици също са важни фактори.

Според данни от проучване на Националната федерация за търговия на дребно през 2017 г. те представляват общо над 26% от свиването, което може да доведе до реални пари. Чрез намаляване на възможностите за грешки в процесите на броене, изпращане и получаване, компютъризираните системи за инвентаризация могат да помогнат за намаляване на това число.

По-добро управление на запасите

Ако използвате периодична система за инвентаризация, броят на инвентара ви ще остарее до момента, в който вашият счетоводител приключи с актуализирането на данните. Това означава, че винаги ще трябва да носите поне малко допълнителен инвентар, за да покриете прогнозираните си продажби или прогнозираната продукция, ако сте ресторант или производител. Това свързва парите и пространството за съхранение, с които иначе бихте разполагали.

С компютъризирана система за непрекъснати инвентаризации винаги ще знаете нивата на инвентара си само с един поглед. Може да успеете да носите по-малко инвентар или дори да отидете на пълноценна, точно навреме инвентарна система, като продуктът пристига от вашите доставчици, колкото е необходимо. Това може да представлява реално спестяване на разходи.

Информация за управление в реално време

Едно от решаващите предимства на компютъризираната система за непрекъснати инвентаризации е, че тя ви предоставя необходимата информация за управление в реално време. Това надхвърля текущите данни за продажбите и нивата на запасите, в основата на вашите операции. Помислете например за себестойността на продадените стоки (COGS). Това е цифра, която измерва колко ефективно превръщате доставките си в приходи от продажби или в случай на търговец на дребно какви маржове сте направили за продуктите, които сте продали.

В периодична система за инвентаризация вие наистина знаете вашите COGS само в края на инвентаризационния цикъл, когато физически сте преброили инвентара си и вашият счетоводител може да направи математиката. Междувременно вие работите от предположение за поток на разходите, което е малко повече от „най-доброто предположение“. С постоянната система за инвентаризация можете да видите актуална COGS по всяко време, което означава, че ще идентифицирате - и ще можете да коригирате - проблемите, когато възникнат.

скорошни публикации

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found