Според Project Management Institute Inc. управлението на проекти представлява съвкупност от дейности, използващи инструменти, знания, умения и техники, за да отговори на изискванията на даден проект. Компаниите могат да използват проекти за разработване на нов продукт, промяна на процес или решаване на проблеми. Има пет фази на успешен проект. Екипите на проекта изпълняват специфични задачи във всяка фаза, за да изпълнят целите на проекта.
Избор на проект
На тази фаза екипът на проекта избира проекта и решава дали ще бъде от полза за организацията. Те определят обхвата на проекта и желаните резултати. Преди да започне проект, екипът решава дали проектът е реалистичен и може ли да бъде завършен в рамките на трите ключови ограничения за време, пари и обхват.
Планиран проект
Тази фаза е най-дългата и най-важната от проектния цикъл. Без подходящо планиране на обхвата, проектът има слаби шансове за успех. Членовете на екипа трябва да вземат решение за бюджет, да определят срокове и да идентифицират ресурси и всякакви пречки за успех. Екипът проверява наличността на ресурси, материали и експертни познания, които са от решаващо значение за своевременното завършване на проекта. Екипите на проекта трябва да отделят необходимото време за планиране на проект и да направят промени в плана, преди да преминат към следващата фаза. Екипът може да изготви планове за проекти в писмена форма, за да изясни ролите, отговорностите и крайните срокове на проекта.
Разпространение и изпълнение на проекти
След като планът на проекта е на място, екипът внедри проекта. Ръководителят на проекта трябва да съобщи ролите и отговорностите на всеки член на екипа и да изясни сроковете и индивидуалните срокове. Физически лица или подгрупи работят по задачите си съгласно плана на проекта. Членовете на екипа трябва да общуват редовно по време на тази фаза, за да гарантират, че проектните задачи се изпълняват навреме и да се уточнят.
Мониторинг и контрол на проекти
По време на тази фаза ръководителят на проекта следи времевата линия на проекта, плана на проекта и представянето на членовете на екипа. Той може да организира срещи за преглед на проекти и да изисква периодични отчети за изпълнението на проекта. Той отговаря за наблюдението на бюджета на проекта, определяне дали ключовите ограничения влияят върху успеха на проекта и извършване на необходимите корекции в плана на проекта.
Край на проекта
За разлика от непрекъснатия процес, проектът има начало и край. Тази фаза често се пренебрегва, но е важна задача, която приключва проекта и освобождава екипа по проекта от допълнителни задължения. Проектите могат да приключат, когато всички цели са изпълнени или по искане на клиента, висшето ръководство или ръководителя на проекта. Екипът на проекта или ръководителят на екипа може да се срещне с клиенти или висше ръководство, за да прегледа резултатите от проекта и да отпразнува успехите.
