Вашето счетоводство може да се обърка по много различни начини. Всеки път, когато правите промени - нови счетоводни методи, нов софтуер - може случайно да се окажете, че грешите в приходите или разходите. Когато правите прогнози, това може лесно да доведе до надценени или занижени приходи. Ако по всяко време членовете на вашия персонал започнат да пропускат основните предпазни мерки, също има вероятност за проблеми. Вашите финансови отчети за даден период трябва да бъдат точни, така че улавянето на погрешни отчети е задължително.
Изготвяне на оценки
Оценките по своя характер са склонни да надценяват или подценяват бъдещите резултати на вашата компания. Отчетите за доходите трябва да оценят потенциалните загуби на приходи от възвръщаемост на продажбите и от клиенти, които не плащат сметките си. Ако надценявате загубите си, приходите на вашата компания изглеждат по-лоши, отколкото са в действителност. Подценяването има обратен ефект.
Най-добрият начин да се избегнат погрешни отклонения е да се следват стандартните счетоводни принципи. Да предположим, че знаете, че около 10% от вземанията остават неплатени на всяко тримесечие. Безопасно е да го използвате като надбавка за лош дълг и след това да коригирате финансовите си отчети, ако грешите. Ако вместо това зададете 1% надбавка за лош дълг, знаейки, че това е подценяване, може да се окажете в затруднение за докладване на невярна информация.
Следвайте процедурата
Дори в дигиталната ера се случват счетоводни грешки, защото хората не записват нещата. Ако използвате дребни пари, за да плащате малки работни разходи - копирна хартия, пътни такси, обяд за преуморени служители - може да не ви струва да въвеждате тези индивидуални сметки. С течение на времето те могат да се събират: незаписаните $ 10 на седмица са надценка от $ 520 до края на годината. Или да предположим, че клиент пуска чек, когато излизате през вратата. Можете да го депозирате в банката и да забравите да въведете плащането, така че вашите записи занижават наличните пари.
Обучението на всички за незабавно записване на транзакции може да намали отклоненията. Простите стъпки като съгласуване на банковото ви извлечение трябва да уловят повече грешки.
Правете промени внимателно
Всеки път, когато промените счетоводните си методи, има вероятност от погрешно отчитане. Да предположим, че стартирате бизнеса си, като използвате счетоводна отчетност, след което преминете към метода на начисляване. При отчитане на текущо начисляване не чакате плащане; въвеждате доход веднага след като сте го спечелили. Това се променя не само когато отчитате доходи, но и как ги проследявате във вашите счетоводни книги. Лесно е нещата да се объркат.
Някои компании използват повече от една софтуерна система, например, като използват различни програми за задължения и пари в брой. Лесно е едната система да загуби представа колко дължи компанията или другата да надцени наличните пари. Съгласуването на информацията в двете системи е важно за здравето на вашия бизнес и за наличието на точна информация.
