Правенето на бизнес обикновено означава натрупване на много записи и без добра система за картотекиране, големият обем затруднява извличането на конкретни записи по-късно. Без надежден достъп до вашите записи, вашият бизнес може да се отклони или дори да се провали, така че за да управлявате бизнеса си ефективно, имате нужда от добра система за картотекиране. Това означава да проектирате интелигентна схема за организация на файлове от самото начало, както за вашите хартиени записи, така и за вашите цифрови записи, и след това да поддържате актуалността си със своето водене на записи след това.
Организиране на цифрови файлове
Дигитализирането на вашите файлове прави записването по-бързо, лесно, безопасно и по-точно. Всяка компания трябва да съхранява цифрови копия на всички хартиени записи, освен ако няма сериозна причина да не го прави. За да настроите добра файлова схема за вашите електронни записи, използвайте специален, защитен компютър и планирайте рутинни архиви на този компютър - за предпочитане на друго физическо място - в случай, че компютърът се повреди или целият ви офис претърпи щети от бедствие. На компютъра създайте папки с файлове за всичките си основни типове записи, като ведомости за заплати, разходи за съоръжения, данъчни документи и вземания и задължения. Използвайте подпапки, за да създадете допълнително усъвършенстване, ако е необходимо. Направете общата си организационна цел бързо и интуитивно извличане на всеки конкретен запис.
Организиране на хартиени файлове
Като наследство от отминалите бизнес практики, повечето компании все още водят хартиени записи за всичко. Понякога оригиналният документ на хартиен носител има уникална правна сила, като сключен договор за наем. Във всеки случай, докато се стремите да избягвате ненужната документация, трябва да създадете добра система за водене на записи за вашите твърди файлове. Инвестирайте в поредица от шкафове за файлове и ги подредете според видовете записи, които те държат, поддържайки основните типове записи заедно и използвайки папки и дялове за отделяне на отделни файлове. Не позволявайте на различни видове основни записи да се смесват в едни и същи шкафове за файлове. Етикетирайте шкафовете ясно, така че да знаете къде да отидете, за да съхраните или да извлечете някакъв конкретен запис. Оставете много допълнително пространство в шкафовете, за да можете да разраствате записите си с години, без да е необходимо да премествате файлове или самите шкафове.
Обработка на входящи записи
Докато генерирате и получавате документи в хода на бизнес операции, останете в течение с подаването си, както на електронни, така и на хартиени записи. Обработвайте нови документи, така че веднага да създадете цифрова версия - или, когато започнете с цифрова версия, отпечатайте хартиено копие, ако е необходимо - и след това подайте копието на хартия и работете от цифровото копие, за да спестите време и проблеми. Отпечатвайте актуализирани хартиени копия на файлове, когато имате нужда от тях. Не позволявайте файловете и папките да се натрупват на вашия работен плот или на бюрото ви. Съхранявайте всичко на подходящото място, когато не го използвате активно.
Поддържане на цифрови файлове
Що се отнася до електронните записи, по време на фазата на стартиране всичките ви файлове могат да се поберат на един компютър - а вие може да сте самотният служител. Операцията обаче ще се разширява с нарастването на вашия бизнес и ведомост за заплати, така че в крайна сметка можете да очаквате да разделите основните типове записи на собствените им специализирани компютри. Просто отсечете „клоните“ на вашето дървообразно дърво и преместете подходящите папки в собствените им компютри. Освен това можете да очаквате да правите корекции и ревизии във вашата файлова структура, докато бизнесът ви расте, изисквайки нови организационни подразделения. След това, когато вашите файлове и папки станат по-многобройни, можете от време на време да архивирате по-стари записи в архивни подпапки, за да намалите бъркотията в активното пространство на папките. Дръжте всичко там, където вие или служител можете лесно да го осъществите по-късно.
Поддържане на хартиени файлове
Що се отнася до хартиените файлове, редовно актуализирайте файловите си шкафове, ако е необходимо, така че всички записи да имат логично място. Периодично премахвайте стари файлове, които вероятно вече не са ви необходими за бизнес или данъчни цели, и ги архивирайте на отделно място - или в шкафовете за архивни файлове на място, или в специален склад за съхранение.
