Обработката на заплати изисква внимателно боравене, за да се осигурят точни заплати и спазване на данъка върху заплатите. Работодателят може да използва вътрешна компютъризирана система, в която софтуерът за изплащане на заплати извършва изчисленията, или може да възложи задачата на доставчик на услуги за заплати, който да се справи с изчисленията. Той може да използва и ръчната система, която изисква още повече внимание.
Идентификация
Ръчното изчисляване на ТРЗ означава, че ведомостта се обработва на ръка. Не се изисква инвестиция в софтуер за заплати. Такъв софтуер има вградени ставки в програмирането, което елиминира ръчното изчисляване на данъците върху заплатите. Освен това софтуерът изчислява заплатите и съхранява данните за заплатите на служителите. При ръчно изчисляване представителят на заплатите трябва да фигурира ръчно всички заплати и необходимите удръжки. Ако представителката не е внимателна, тя може да направи грешки.
Изисквания
Обикновено всичко, което е необходимо за извършване на ръчна обработка на заплати, е калкулатор, празни чекове, пишеща машина (ако заплатите не са написани на ръка) и неподвижни. Служителят, който се занимава с изплащането на заплати, трябва да има достатъчно разбиране за законите за заплатите, за да може да извършва изчисленията. Например, той трябва да бъде в крак със законите за заплатите на Министерството на труда на САЩ и законите за данъци върху заплатите на Службата за вътрешни приходи. Ако той не разбира достатъчно добре тези закони, резултатът може да бъде погрешни заплати и неспазване на законите за заплатите, което води до такси и санкции.
Видове
Има много различни видове ръчно изчисляване на заплати. Представителят на заплатите изчислява ръчно часовото време на работниците, което включва изчисляване на данни за отчитане на времето. Тя ръчно изчислява заплатите, което включва разделяне на годишното заплащане на броя на периодите на заплащане през годината. Тя ръчно изчислява допълнително заплащане, като заплащане за извънреден труд, обезщетение и обратно заплащане поради увеличение на заплатите.
Тя също обработва ръчно нови наеми и прекратявания и изчислява данъци върху заплатите. Последното включва определяне на удържаната сума за федерален данък върху доходите, държавен данък върху доходите (ако е приложимо), данък за социално осигуряване и данък Medicare. Тя трябва да изчисли законоустановените удръжки, като например запори за заплати и удържане на издръжка на деца, както и доброволни удръжки, като пенсии, медицински, инвалидност, живот и стоматологични обезщетения.
Данъчни ресурси
Когато ръчно изчислява федералния данък върху дохода, представителят на заплатите винаги трябва да се консултира с IRS Circular E (Данъчно ръководство на работодателя), който инструктира работодателя как да удържа, отчита и плаща федерални данъци върху заплатите. Той съдържа федералните данъчни таблици, необходими за ръчно изчисляване на удържаната сума на служителите, както и данъчните ставки за социално осигуряване и Medicare. Освен това той трябва да използва формуляра W-4 на служителя, за да изчисли федералния данък върху доходите.
Внимание
Работодателят трябва да извършва ръчно изчисляване на заплати само ако работната заплата е малка, като например по-малко от 10 работници, поради склонността към грешки в процеса.
