Бизнес отчет се използва предимно за предаване на информация. Писмото може да предава и информация, но обикновено обобщава информацията. Докато писмото е адресирано до конкретни получатели, доклад може да бъде изпратен до лица извън компанията или публикуван. Отчетите често се форматират по начин, който съответства от един отчетен период на друг, за да може информацията да се сравнява. Ако има текучество на служители, попълващи отчети, еднообразието на шаблон за отчет улеснява и компанията да поддържа последователност в своите практики на отчитане.
Дължина
Един от факторите при вземането на решение дали да използвате бизнес отчет или бизнес писмо е дължината на информацията, от която се нуждаете, за да комуникирате. Бизнес писмото обикновено е с дължина между една и три страници. Ако предавате информация, която е по-дълга от тази, ще бъде по-лесна за четене, ако е форматирана като отчет с общ преглед, заглавия и заключение. Дългите доклади трябва да съдържат съдържание, което да помогне на читателя.
Публика
Друг фактор, който трябва да имате предвид, е вашата аудитория. Ако събраната от вас информация ще бъде прегледана само от няколко души, включете я в писмо, съдържащо вашите лични коментари. Ако обаче съставяте информация, която ще бъде прочетена от много хора или спомената в бъдеще от лица извън вашата компания, използвайте бизнес отчет. Финансовите данни например могат да бъдат преглеждани от акционерите, счетоводителите, адвокатите и държавните агенции на вашата компания.
Тип информация
Данните, съставени в таблици, списъци, електронни таблици или формуляри, се вписват по-добре в бизнес отчет, отколкото в писмо. По същия начин, ако включвате графики или диаграми, използвайте отчет. Голям изследователски проект, като проучване на осъществимостта, трябва да бъде включен в доклад, тъй като той предоставя формата за очертаване на значителни обеми от данни от изследвания, статистически данни, методи и резултати. Писмото, от друга страна, е полезно за предаване на кратко резюме на изследването. Други видове информация, които обикновено се съобщават в отчет, включват стратегически планове, доклади за продажби, доклади за съответствие и маркетингови планове.
Официалност
Използвайте бизнес отчет, а не писмо, ако вашето писане е официално. Въпреки че можете да използвате „аз“ или „вие“ свободно в писмо, докладът е по-малко личен. Докладът е написан с обективен тон, като по-скоро се съобщават факти, отколкото се изразяват мнения. Ако искате да включите становище към доклада, напишете това в писмо, придружаващо доклада. Ако материалите, които представяте, изискват цитиране на външни източници, докладът е подходящият формат и за това. В зависимост от стила, предпочитан от вашата компания, поставете цитати в текста на доклада, в бележки под линия или в края на доклада.
