Достъпът до календара ви, за да видите предстоящите събития, е решаваща част от ефективното управление на времето ви. Докато сметките за обмен могат да бъдат достъпни чрез повечето имейл клиенти, Microsoft Outlook ви позволява да получите достъп до цялата информация за сметката си от едно място - включително календара. По подразбиране календарът ви се актуализира в Outlook, когато имате активна интернет връзка за изпращане и получаване на информация за папката ви за обмен. Новите срещи, които добавяте към календара си в клиента на Outlook, се актуализират автоматично и се синхронизират със сървъра за обмен на вашата организация.
Изпращане / получаване на обменния календар
1
Отворете Outlook и щракнете върху „Календар“, който се намира в навигационната лента в долната част на Outlook.
2
Щракнете върху раздела „Изпращане / получаване“.
3
Щракнете върху бутона „Актуализиране на папка“ в групата Изпращане и получаване на лентата Изпращане / получаване. Календарът ви за обмен ще бъде актуализиран и лентата за напредъка показва състоянието след „Изпращане / получаване“ в лентата на състоянието на Outlook. Като алтернатива щракнете върху бутона „Изпращане / получаване на всички папки“ или натиснете „F9“, за да актуализирате всички папки, конфигурирани в Outlook.
Създайте среща или среща
1
Отворете Outlook и щракнете върху „Календар“ от долната лента за навигация.
2
Щракнете върху бутона "Ново назначение" в новата група на лентата Начало. Друга възможност е да натиснете „Ctrl-Shift-A“, за да създадете среща.
3
Въведете описание в полето "Тема", местоположение в полето "Местоположение" и подробности за събитието в главното поле на срещата.
4
Въведете дата и час в полетата до „Начален час“ и „Краен час“, за да насрочите срещата. Например можете да въведете „Днес“, „Две седмици от утре“ или датата във всеки разпознат формат, като „1/1/2015“. Щракването върху иконата на календара ви позволява да изберете дата от календара. Като алтернатива можете да зададете дата и след това да поставите отметка в квадратчето до „Целодневно събитие“, за да промените срещата в целодневно събитие.
5
Щракнете върху падащото меню „Показване като“ в групата „Опции“ на лентата за срещи и след това изберете как времето ви ще бъде отбелязано в календара ви. Тази настройка показва на другите, които разглеждат календара ви, когато сте свободни или заети за нови заявки за срещи. По подразбиране целодневните събития се показват като „Безплатно“, а новите срещи се показват като „Зает“ във вашия календар.
6
Щракнете върху бутона „Повтаряне“ в групата „Опции“ на лентата за срещи и след това конфигурирайте графика за повторение, ако искате да се повтаря вашата среща в поредица. Например, щракнете върху бутона за избор до „Месечно“, въведете „1“ в полето до „Ден“ и след това въведете „2“ в полето до „От всеки“, за да конфигурирате двумесечна повтаряща се среща. Щракнете върху бутона "OK", за да запазите промените.
7
Щракнете върху падащия бутон "Категоризиране" в групата тагове на лентата за срещи и след това щракнете върху категория на Outlook, за да присвоите срещата.
8
Щракнете върху бутона „Поканете присъстващите“ в групата „Присъстващи“ на лентата за срещи, за да промените срещата на среща. Въведете имейл адресите на всички участници, които искате да получат заявката за събрание. Друга възможност е да кликнете върху бутона „До ...“, за да прегледате глобалната адресна книга на вашата организация, щракнете двукратно върху името на контакт, който искате да поканите на срещата, и след това щракнете върху бутона „OK“. За да превключите срещата обратно на среща, щракнете върху бутона „Отмяна на поканата“ в групата на участниците на лентата на събранието.
9
Щракнете върху бутона „Запазване и затваряне“ в групата Действия в раздела „Среща или среща“, за да запазите срещата и да изпратите покани за събрание на всички присъстващи, които сте включили.
