Всеки малък бизнес се нуждае от система за изплащане на пари в брой, която ефективно и сигурно се справя с плащанията в брой на компанията. Сметките за плащане или A / P са тясно свързани с плащанията в брой и повечето транзакции се обработват чрез A / P, когато се извършва плащане в брой. Правилната документация е част от ефективната функция за изплащане на пари в брой и всички плащания в брой трябва да бъдат записани във финансовите регистри на компанията. Наличието на добър вътрешен контрол е важно при плащанията в брой и помага да се гарантира, че паричните средства се плащат за законни транзакции.
Функция за плащане на сметки
Функцията A / P отговаря за одобряването на плащания по сделки с доставчици и кредитори на компанията. A / P одобрява транзакции за плащане само когато за транзакцията съществува подкрепяща документация. Тъй като A / P съвпада с необходимите документи за одобрение на транзакции, за предпочитане е да не записва действителното плащане на продавача или кредитора, за да предотврати плащането на измамни или невалидни транзакции.
Документация за транзакциите
Повечето плащания в брой са плащания по фактура. Например, когато е закупен инвентар, транзакцията трябва да има фактура, заедно с поръчка за покупка и доказателство за получаване на стоки, преди да се извърши плащането по транзакцията. За услуга фактурата трябва да се отнася до договор, който подробно описва трудовото споразумение между страните. Липсващата документация може да е признак на непълна транзакция, като недоставка на продукти или услуги или измамна дейност.
Запис на транзакции
Когато вашият бизнес купува или получава стойностен елемент с определена цена, той се записва като кредит по пасив или парична сметка. Кредитните транзакции, записани като задължения, се плащат на бъдеща дата и след получаване на необходимата документация задължението се дебитира и паричните средства се кредитират за сумата на плащането. Записването на транзакцията във финансовите записи е последвано от създаване на чек или електронно плащане, издадено на продавача.
Вътрешен контрол
Добрият вътрешен контрол при изплащането на пари е от решаващо значение за предотвратяване на загубата на пари в брой. В идеалния случай A / P персоналът не трябва да отговаря за плащанията в брой, за да предотврати плащането на невалидни транзакции. Това разделяне на задълженията може да защити вашата парична сметка. Ако вашият бизнес е твърде малък за тази договореност, служител, който не е свързан с A / P, трябва да сдобрява банковата ви сметка всеки месец и да извършва произволни одити на плащанията в брой, за да прецени дали плащанията в брой са за валидни транзакции.
