Предприятията работят върху ефективната комуникация на информация чрез доклади за напредъка по проекти, бюджетни отчети, актуализации на човешките ресурси, доклади за продажби и доклади за постигнати стратегически критерии. Тези доклади имат за цел да информират широк кръг от хора какво се случва в компанията. Те са с междинен характер и често формират основата за официални доклади до заинтересованите страни, съветите на директорите и регулаторните органи.
Формат
Неформалните бизнес отчети обикновено се изписват в бележка. Поставете "Меморандум" в горната част на страницата и под това заглавие избройте датата, до когото е адресиран докладът, от кого излиза докладът и темата на доклада. Темата може да бъде "Ежедневен отчет за напредъка" или друго описателно заглавие. Често заглавието е отделено от тялото на меморандума с хоризонтална линия. Основната част на доклада трябва да бъде кратка, фактическа и организирана под заглавия на контурите, ако обхваща многоделна тема. Всички справочни бележки се намират в долната част на меморандума под друг хоризонтален ред. Прикачете всички документи, на които има препратки във вашия отчет или които подобряват неговата яснота.
Събирам информация
Съберете информацията, преди да седнете, за да напишете доклада. Имайте под ръка всички необходими факти и бележки, за да можете да ги прегледате и да решите как най-добре да предадете фактите, така че вашите читатели да оценят напълно ситуацията, за която се докладва. Неформалният доклад е информационен инструмент и може да включва въпроси, предложения и призиви за действие. Бързият размисъл върху това, което искате да кажете, преди да напишете, поддържа доклада кратък и фокусиран.
Контур
Напишете конспект, включващ въведение, точки, които трябва да бъдат обхванати, и раздели за заключения. Неформалният доклад трябва да бъде кратък и да дава само кратко обяснение на информацията. Използвайте точки, когато е възможно, и графики или диаграми, ако са лесни за разбиране. Имайте предвид нуждите на читателите на вашия отчет и ограничете обхвата на доклада до тези изисквания за информация.
Пишете
Въведението посочва целта на доклада и неговия обхват. Ясно маркирайте всяка точка от информацията със заглавие или точка с надпис и запазете текста в един или два кратки абзаца. Включете само фактите, без редакторски коментари. Разделът за заключения е подходящото място за оценки, предложения за по-нататъшни действия и въпроси. Когато пишете доклада, пазете се от него, освен ако не се изисква да предоставите анализ или собствено мнение.
