Успешните собственици на малък бизнес често водят втора, трета или дори четвърта група от сметки за вземания. На пръв поглед може да изглежда много допълнителна работа за създаване и поддържане на сметки за допълнителни вземания. Но предимствата от това си заслужават усилията, според дипломирания от Лос Анджелис публичен счетоводител Рик Норис. Воденето на сметки за допълнителни вземания помага за проследяване на просрочени дългове, категоризиране на печалбата въз основа на проекта, предотвратяване на измами на служителите и установяване на печеливша демографска група.
Обяснение
Регистър на вземанията на допълнителни сметки - или сметка - е основно списък с клиенти, които са длъжници на вашата компания. Счетоводителите ги използват, за да дадат по-подробна сметка за кредита, предоставен на клиентите от вашия бизнес. Общата сума на вашата книга за вземания на спомагателни сметки трябва да се равнява на тази на балансите на вашите вземания. Норис предложи примера: "Ако имате трима клиенти, които ви дължат $ 500, $ 1000 по вашата дъщерна сметка и $ 1500, общите ви вземания трябва да показват $ 3000."
Предназначение
Основната цел на дъщерните книги е да следят плащанията на клиентите и да предотвратят случаи на свръхплащания и други счетоводни грешки. „Дяволът е в детайлите“, каза Норис, „Ако собственикът на компанията не погледне през баланса, тя никога няма да разбере, че има проблем с клиент да преплати“. Например, вашите сметки за вземания могат да показват $ 3000, но вашата дъщерна книга показва "$ 3,000 + $ 500 - $ 500", че иначе не бихте знаели, че е имало надплащане.
Измама
Регистрите на вземанията на допълнителни сметки също са основен инструмент за разкриване на вътрешни измами и присвояване. Някои измами с общи сметки за вземания, които се предотвратяват от използването на дъщерни книги, включват изтриване, фиктивни вземания, компенсирани от фалшиви продажби, вземане на заеми срещу вземания, използващи сметки като обезпечение, и осчетоводяване на плащането на един клиент в сметката на друг клиент, за да се прикрие кражба. „Трябва да се приложи вътрешен контрол на дадена компания, за да се предотвратят или открият подобни практики“, заяви Норис; "което включва правилното използване и преглед на спомагателните книги."
Управление на проекти
Собствениците на малък бизнес също използват сметки за допълнителни вземания, за да управляват сметки според конкретни проекти. „Имам клиенти за музика, които пишат музика за различни предавания“, отбеляза Норис, „Счетоводните книги на техните вземания се разделят не само по клиенти, но и предаванията, за които клиентите ги наемат да съставят музика. В такива случаи компанията може да проследи кои клиентите им дължат пари и за коя работа. "
Остаряващи дъщерни книги
Остаряването на дъщерните сметки е счетоводен метод, използван от бизнеса за измерване на надеждността на клиентите и проследяване на неизпълнени сметки. Отчетът за остаряването показва колко дълго клиентите ви дължат пари, колко и кой е просрочен. „Вътрешните книги на вземанията и остаряването са от решаващо значение за правилното управление на вземанията на компанията“, коментира Норис, „Ако нямате дъщерни книги, не можете да имате подробности за това кой клиент изостава при плащането“. Например остаряването на вашите допълнителни сметки за вземания може да ви помогне да определите сумите на вземанията, които са на повече от 30, 60 или 90 дни.
Други облаги
Друго използване на допълнителни сметки за вземания е да се помогне за създаването на по-изгоден демографски и целева потребител. „След като имате контрол върху вашата дъщерна книга - каза Норис, - днешният счетоводен софтуер може да предостави основна информация в помощ на управлението на вашия бизнес.“ Вътрешните книги се използват, за да се определи кой географски регион плаща по-актуално, коя възрастова група е най-надеждна при парични преводи или коя индустрия, с която работите, генерира по-голямата част от вашия паричен поток.
