Обучението на служители по нови технологии може да повиши тяхната ефективност, да подобри производителността и да помогне на служителите и компанията да станат по-конкурентоспособни. Неразумно е обаче да очакваме, че всички служители ще приветстват перспективата за техническо обучение с нищо друго, освен с ентусиазъм. Всяка промяна в ежедневието може да увеличи стреса и да увеличи опасението и това често се увеличава, когато се включват нови технологии.
За работодателите въздействието на технологиите на работното място е до голяма степен положително. В края на краищата - ако компютрите, софтуерът, роботиката и автоматизацията не бяха успешни - тогава компаниите нямаше да продължат да инвестират в тях. За служителите обаче приспособяването към новите технологии често ги сблъсква с компанията. Работниците се притесняват, че ще бъдат съкратени или че няма да могат да се адаптират към новите промени, като по този начин намаляват самочувствието и производителността си.
Обучение и задържане на служители
Често срещан страх сред собствениците на малък бизнес е, че ако инвестират в обучение на служители, тогава тези служители ще бъдат по-квалифицирани да напуснат по-добри позиции другаде. Изследванията обаче показват, че е точно обратното. Платното обучение - точно както при заплащането и добрите условия на труд - всъщност увеличава лоялността на служителите, особено когато знаят, че в бъдеще ще се предлагат допълнителни възможности за обучение.
Въпреки че това е вярно за повечето служители, това е особено важно за по-младите служители. Всъщност доклад за Bridge през 2018 г. показва, че когато всички останали фактори са равни, 86 процента от милениалите ще са по-малко склонни да напуснат работа, ако са получили кариерно обучение и развитие.
Отрицателни ефекти на технологията върху заетостта като цяло
Служителите могат да посрещнат перспективата за технологично обучение с ентусиазъм или с опасения, в зависимост от това какво включва технологията и как ще се отрази на заетостта във фирмата. Служителите може да са скептични към технологията, която автоматизира ръчните задачи - и с добра причина. Технологиите вече са заменили 90 процента от работата, която хората са вършили преди век, от земеделски полета до подаване на документи.
Днес автоматизираните каси заменят работниците в хранителните магазини и търговците на дребно - а самоуправляващите се автомобили са готови да заменят шофьорите на таксита, автобуси и камиони. Това са само два примера за това, което може да бъде на хоризонта. Ако обучавате няколко ключови служители за използване на ново автоматизирано оборудване или за използване на нови компютърни програми, трябва да очаквате да бъдат обезсърчени, ако подозират, че това означава, че някои от техните колеги скоро може да останат без работа.
Няма съмнение, че технологията може да създава нови работни места, както и да унищожава стари работни места. Но анализаторите не са съгласни дали светът ще има по-малко нетни работни места или повече като резултат. Gartner Group, например, предвижда до 2020 г. да бъдат загубени около 1 800 000 работни места, а други 2 300 000 ще бъдат създадени. От друга страна, Световният икономически форум очаква да бъдат заменени 7 100 000 работни места и само 2 000 000 работни места.
Отрицателни ефекти на технологията на работното място
Въпреки че технологията има своите предимства, тя има и своите недостатъци. Разпространението на смартфони и текстови съобщения например прави комуникацията по-бърза и по-достъпна. Работещите хилядолетия изпращат около 110 лични текстови съобщения всеки ден. Всички съобщения, които изпращат и получават по време на работа, могат да ги отвлекат от работата, което води до липса на фокус и намалена ефективност. Компаниите, които забраняват текстовите съобщения през работното време, често откриват, че моралът на служителите страда.
Работните приложения на смартфони, таблети и лаптопи, в комбинация с широко разпространения високоскоростен интернет достъп могат да повишат ефективността и производителността. Тази технология също така разширява работното място, където и да се намира служител. Днес служителите често имат възможност да работят отдалечено или да работят по-гъвкаво работно време. Те могат също така да работят съвместно помежду си, както и директно с клиенти и висшето ръководство в реално време, което не само ги прави по-ефективни, но и може да даде възможност.
Постоянната достъпност и гъвкавото работно време обаче могат да нарушат баланса между професионалния и личния живот, създавайки манталитет „винаги включен“, което води до повишен стрес и прегаряне. Ако дадена компания не успее да помогне за управлението на това, това може да доведе до по-голяма текучество на служителите.
Положително въздействие на технологията върху работата
Добре използваните нови технологии могат да увеличат ефективността, като същевременно намалят разходите. Представете си какъв би бил вашият бизнес, ако нямаше компютри. Счетоводството ще трябва да се извършва на хартия и всяко изчисление трябва да се извършва ръчно с калкулатор, финансовите транзакции ще изискват редовни пътувания до банката. Комуникацията с клиенти може да се осъществи само по телефона или на лични срещи, а кореспонденцията ще трябва да се извършва по пощата, всичко това със свързаните такси за дълги разстояния, пътни разходи, време на изчакване и закъснения.
Обща технология, която е интегрирана както в малкия бизнес, така и в мултинационалните корпорации и която също демонстрира положителното въздействие на софтуера, е софтуерът за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Чрез подобряване на данните за клиентите и перспективите, включително техните навици за купуване - като същевременно автоматизират маркетингови кампании като електронна поща и излъчвания в социални медии - компаниите могат да намалят продажбите и маркетинговите разходи, като същевременно увеличат продажбите. CRM софтуерът обаче изисква инвестиция в покупка на софтуер или в абонамент, както и инвестиция, необходима за обучение на служители.
Стойността на техническото обучение
През последните две десетилетия интеграцията на CRM софтуер имаше също толкова неуспехи, колкото и успехи. Причините за това включват неуспешна интеграция със съществуващите софтуерни платформи, така че не всички необходими данни се въвеждат в новата система. CRM решенията също могат да се провалят, когато новият софтуер не предоставя на служителите необходимата им помощна програма или служителите не знаят как да получат достъп до функциите, от които се нуждаят.
Не е изненадващо, че адекватното обучение на служителите може да направи или наруши успеха на нова технологична адаптация. Когато са слабо обучени или, още по-лошо, изобщо не са обучени, производителността и моралът на служителите могат да получат катастрофален удар - удар, от който някои компании никога не се възстановяват напълно.
Повече от предлагането на адекватно обучение е едно прозрение, което идва от многобройните казуси от успешни и неуспешни CRM интеграции. Колкото по-рано се въведат служители в процеса, толкова по-вероятно е технологията да бъде от полза за компанията. Вместо да закупите технология и след това да въведете обучител, дайте възможност на служителите да предоставят информация за това кои функции са необходими, преди технологията да бъде закупена, като по този начин значително увеличава шансовете за успешна интеграция.
Подготовка за нови технологии на работното място
Принуждаването на всички ваши служители да се възползват от нова технология не само ще спомогне за успешното обучение, но и ще гарантира, че внедряването на технологията е успешно. Ако технологията ще улесни работата им, като същевременно допринесе за успеха на компанията, трябва да им се каже по-скоро, отколкото по-късно.
Дори ако новата технология ще доведе до най-лошия сценарий като намаляване на персонала, по-добре е тези, които се обучават, да разберат защо тази технология е важна. Съкращаването на 10 процента от персонала не е нещо, на което някой се радва, но е много по-добре от това да останете без работа и да оставите всички без работа.
Поискайте информация за всички, които участват
Поискайте мнение от всички, участващи в новата технология. По-големите компании може да поискат да създадат потребителски групи, така че всеки отдел да бъде представен. Попитайте ги кои функции биха искали да имат най-много и защо тези функции са важни. Попитайте за тяхната информация за това как най-добре може да бъде обработен преходът от старите процедури към новите процедури.
Тъй като тези служители са тези, които работят със старите процедури, те вероятно ще ви дадат важна, спестяваща разходи обратна връзка.
След като бъде взето решение за покупката, обяснете на всички, какви ползи технологията ще донесе на служителите, както и на компанията като цяло. Когато служителите останат на тъмно, работодателят рискува да се разпространят негативни слухове из цялата компания.
Подготовка за успешен опит в обучението
Обучението - както самата технология - трябва предварително да бъде обсъдено със служителите. Обяснете им колко дълго трябва да продължи обучението и приблизително кога ще започне. Попитайте ги кои методи на обучение предпочитат.
Силно мобилни и амбициозни служители - като екип за продажби - може да предпочетат онлайн обучение, до което да имат достъп, когато е удобно. Представителите на отдела за поддръжка на клиенти могат да предпочетат специални обучителни сесии далеч от бюрата си, за да могат да се съсредоточат върху това, което трябва да научат. Някои може да предпочетат обучението си по време на нормалното работно време, докато други могат да предпочетат да влязат в извънработно време, за да не наруши работата им - особено ако ще им бъде платено допълнителното време.
Предлагайки на служителите избор как ще се проведе обучението, те са много по-склонни да очакват обучението и да получат по-голяма полза от него.
Възрастово разнообразие и стереотипи в обучението
През последното десетилетие проучвания показват, че по-възрастните служители не винаги получават същите положителни резултати от програмите за технологично обучение, както техните по-млади колеги. За тези, които се приближават до пенсиониране, е възможно обучението по технология да бъде по-трудно поради спад в интелигентността на течности, намалена скорост на когнитивна обработка и намален капацитет на работната памет. Това обаче е по-скоро изключение, отколкото правило.
Стереотипите по отношение на възрастта и усвояването на нови технологични умения са много по-голям фактор, засягащ възрастните служители, отколкото способностите на по-възрастните служители да усвоят тези умения. Проучванията показват, че по-възрастните служители са по-загрижени за обучението и получават по-лоши резултати, защото имат по-малко самочувствие, а също и защото се страхуват, че ще бъдат съдени от по-младите си колеги за по-възрастни и по този начин, вероятно, те са и по-технологични .
Инструкторите не са имунизирани срещу този стереотип и могат да създадат самоизпълняващо се пророчество, що се отнася до по-възрастните служители. Когато инструкторите очакват по-възрастните служители да имат по-малък успех в обучението поради възрастта си, те обикновено им дават по-лоши инструкции от по-младите служители, което допринася за по-лоши резултати.
Електронно обучение срещу обучение в класната стая
Важно е да се отбележи, че инструкторите могат да бъдат подтиквани от стереотипи, дори когато преподават виртуална класна стая в среда за електронно обучение. Що се отнася до електронното обучение в сравнение с обучението в клас, и двете имат предимства и недостатъци. И двете се използват рутинно от компаниите, заедно или поотделно.
Електронното обучение може да осигури на служителите самостоятелно учене, до което те имат достъп, когато им е удобно. Инструкцията може да побере различни стилове на обучение - чрез текстови, аудио или видео инструкции - и може да бъде достъпна чрез компютри, таблети или дори с помощта на електронни четци като Kindle.
Обучението в класната стая има предимството да присъства инструктор, който да предлага индивидуални инструкции; да помогне да се гарантира, че важните умения или концепции са укрепени; и да отговаряте на въпроси на място.
Технологични възприятия и реалности
Възрастните работници не са единствените, които могат да се притесняват от обучението си по нова технология. Скоростта на промяна, която обществото като цяло е изпитало през последните десетилетие или две, може да бъде умопомрачително, тъй като всеки, който не е израснал със сензорни екрани и смартфони, може да потвърди. Колкото повече служители обаче са включени в самото начало, толкова по-вероятно е приемането на нова технология да бъде успешно.
Дайте възможност на служителите да изразят своите съмнения и страхове. Обяснете предимствата, които предстоящите промени ще имат за тях. Дайте им информация за това как ще бъде възприета технологията и как ще бъде осигурено обучението. Извършването на всяко от тези неща ще намали негативното възприятие за технологията, като същевременно ще спомогне за реализирането на успешното внедряване.
